Fra dag-til-dag til strategisk styring af 4300 bygninger
marts 2021Københavns Ejendomme & Indkøb (KEID) er på en rejse mod digital ejendomsdrift. En rejse, som indbefatter strategisk styring af ejendomsporteføljen, som rummer ikke mindre end 2,6 mio. m2 fordelt på 4300 bygninger.
Udfordring
Hvordan arbejder KEID med digital ejendomsdrift, hvor formålet er at optimere og skabe sammenhængende styring af drift, vedligehold og økonomi?
Resultat
KASA er medvirkede til, at KEID i dag sikrer bedre strategisk udnyttelse og styring af kommunens ejendomme og bygninger med data samlet et sted.
- 2,6 mio. m2.
- 4300 bygninger, som dækker alt fra svømmehaller, beboelsesejendomme og erhvervsejendomme til Københavns Rådhus, institutioner og døgntilbud, bunkers, teknikbygninger. Og meget mere.
Men hvordan formår Danmarks største ejendomsadministratorer at skabe sammenhængende styring af drift vedligehold og økonomi, hvor kommunens stigende antal indbyggere kræver en mere strategisk brug og udnyttelse af kommunens ejendomme og bygninger?
”Tidligere kæmpede vi med et uoverskueligt systemlandskab, hvor data var spredt i mange mindre systemer i de forskellige afdelinger; systemer som ikke spillede sammen. Så det var ikke muligt at få et fyldestgørende billede af fx en bygning,” uddyber Tina Skovgaard Madsen, IT-projektleder (digitalisering) og fortsætter, ”for med så mange m2 skal der være styr på datagrundlaget, for det er det, vi træffer forretningskritiske beslutninger ud fra.”
NTI FM vs. KASAI KEID kaldes NTI FM KASA. De overordnede rammer for løsningen, er de samme. Du kan læse mere om NTI FM her. |
”I valg af løsning spillede parametre som, at systemet selvfølgelig kan håndtere vores krav til funktionaliteter samt pris og brugervenlighed ind. Vigtigst var, at det skulle være nemt og ligetil for alle interessenter at benytte; herunder medarbejdere, lejere, viceværter, forvaltninger osv.,” forklarer Tina.
Og efter en udbudsrunde vandt NTI opgaven med NTI FM (også kaldt KASA i KEID), hvor man har arbejdet løbende med primært at integrere fire moduler siden projektets opstart:
- Bygningssyn, portefølje- og lejemålsstyring
- Helpdesk
- Drift og vedligehold.
- Energimodul
Og det er fire moduler med hvert deres fokusområde, som alle er med til at realisere ambitionen om at gå fra dag-til-dag til strategisk styring af hele ejendomsporteføljen.
I portefølje- og lejemålsstyringsmodulet kan KEID i dag administrere hele ejendomsporteføljen. ”Her har vi det samlede overblik over alle ejendomsdata; antallet, adresser og brugen af m2, ejerforhold, lejerforhold, tilstand og overblik over vedligeholdelsesbehov i forbindelse med bygningssyn,” fortæller Tina, som fortsætter:
”Samtidig er hele flowet omkring indberetninger af skader blevet digitaliseret i et helpdesk-modul.” Her lander sagerne først hos KEID’s teknikere i kundeservice, som vurderer sagen, danner sig et overblik over økonomi og tilbud og herefter kontakter de håndværkere, som skal tage sig af udbedringerne. Sidst, tager økonomi sig af afregningen. Og under hele forløbet er det muligt at følge den indmeldte sag. ”Den samme fremdrift sikrer vi også i drift- og vedligeholdelsesmodulet. Her kan vi planlægge, håndtere og organisere alle opgavetyper; både de mindre planlagte og akutte driftsopgaver og de større og længerevarende vedligeholdelsesopgaver”, uddyber Tina.
Fremtiden indebærer også at integrere energidata fra NTI’s energimodul, så KEID kan få et større indblik i de enkelte bygningers energiforbrug ved hjælp af de målere, som er registrerede i de enkelte rum. ”Det er med til at lette processen omkring, hvem der skal betale hvad i forbindelse med opkrævninger af vand, varme, el osv.,” forklarer Tina.
”Et enkelt og struktureret overblik over hele ejendomsporteføljen og data.”
”Bedre udnyttelse af m2.”
”Større indblik i vedligeholdelsesbehov.”
”Bedre opgavestyring og flow i forbindelse med drift og vedligehold.”
Det er nogle af de ord, Tina sætter på, når hun fortæller om den betydning, implementeringen af KASA har haft for KEID.
For størstedelen af KEID’s arbejdsgange er i dag digitaliseret og optimeret.
3 realiserede gevinster ved hjælp af KASA (NTI FM)
|
”Med digitaliserede flows kører mange arbejdsopgaver helt automatisk nu, og data skal ikke tastes ind flere steder. Det skaber mindre spildtid og minimerer risikoen for fejl. Og det ved hjælp af en digital løsning, hvor fokus har været på brugervenligheden, så KASA er en hjælp i hverdagen for de daglige brugere af systemet”, konkluderer Tina.
Men hvad har det krævet at komme så godt i mål? For man må aldrig undervurdere omfanget og dybden af den forandring, som følger med et nyt IT-system. Og i KEID har en grundig tilrettelagt forandringsledelsesproces været en medvirkende faktor til at skabe engagement og udløse potentialet i KASA for organisationen.
”Det her er ikke bare et IT-projekt, men et forandringsprojekt. Og vi har gjort og gør stadig meget ud af at sikre forankring og ejerskab hos både ledelsen, men også medarbejderne i de berørte afdelinger for skabe tillid til systemet og processen,” forklarer Tina. Stor synlighed igennem flere initiativer har derfor været afgørende for, at projektet i dag er blevet den succes, som det er:
|
KEID har forstået vigtigheden af forandringsledelse og aktivt sikret, at implementeringen af KASA er lykkedes i samarbejde med NTI. De har forstået, at det at idriftsætte et nyt FM-system ikke blot kræver et brugervenligt system; det kræver også forankring i organisationen og ledelsens opbakning; at der afsættes de rette ressourcer, og medarbejderne får den nødvendige indsigt i, hvorfor det er vigtigt at digitalisere og skabe ensartethed. Jesper Kalko, tidligere ejer af NTI og en del af styregruppen på projektet, nu Director i NTI Group. |
- Et højt kommunikationsniveau gennem nyhedsbreve, mails, website og afdelingsmøder
- Undervisning
- Brug af user stories for at sikre samspillet mellem behov og KASA
- Brugerinddragelse og dialog med berørte medarbejdere om krav og funktionaliteter til systemet
- Tilknytning af superbrugere som ambassadører i deres respektive afdelinger.
Det er faktorer, som alle har været medvirkende til, at KASA i dag scorer flot på brugertilfredshedsmålingerne, som KEID laver hvert halve år. Og deres ambassadører spiller stadig en vigtig rolle, når der opstår ændringer, så de kan hjælpe de øvrige brugere.
”Vi er nået til et stadie, hvor vores brugere også oplever alle fordelene nu, og der er gjort meget ud af at få deres ønsker til systemet med,” fortæller Tina.
For KEID har det været en spændende og lærerig rejse at komme i mål med implementeringen og forankringen af KASA. For som i de fleste IT-projekter har der også været udfordringer undervejs. Men de er blevet løst ved hjælp af et godt samarbejde med fokus på den gode løsning. Og i ledelsen er de mange fordele, som KASA har skabt, også mærkbare.
”Med KASA har vi fået et enkelt og struktureret overblik over hele ejendomsporteføljen og de tilhørende data, som er medvirkede til, at vi i dag også har et langt bedre datagrundlag at træffe beslutninger ud fra, når det kommer til at udnytte, drifte og styre kommunens ejendomme og bygninger bedst muligt. Derudover kommer data fra KASA, gennem integrationen til en databank, også brugere på tværs af kommunen til gavn,” afslutter digitaliseringschef Michael Ørsted fra Københavns Kommune.
Vil du vide mere?
Kontakt os i dag
Salgschef, NTI FM
+45 44 35 07 62
Key Account Manager FM
+45 44 35 07 15
