Sådan får Kolding Kommune styr på bygningsdata fra start til drift

juni 2020

Hvad gør man, når man ikke nødvendigvis er til store – og typisk dyre – forkromede løsninger, men foretrækker ”lavpraktiske” løsninger, der bygger på den software, som man i forvejen har i huset? Kolding Kommune valgte at kontakte NTI.

Det er der kommet et frugtbart resultat ud af - i et samarbejde mellem Carsten Gotborg fra Kolding Kommune og Peter Tranberg fra NTI.

Udfordring

Tidligere blev alle bygningsdata – i Word-format - håndbåret over i driftssystemet. Det gav en udfordring i forhold til, om alt kom med - og med alle relevante informationer.

Løsning

Kolding Kommune har valgt at gøre brug af de redskaber, som i forvejen findes i huset, og derfra er der udviklet en lavpraktisk løsning, som sikrer, at rådgivere og entreprenører leverer de korrekte data.

Resultat

Teknikerne hos Kolding Kommune vil kunne spare megen tid, når alle relevante oplysninger findes i driftssystemet. Naturligvis giver det mere arbejde for aktørerne, som skal aflevere flere oplysninger og ændre på arbejdsprocesser.

Vi ved det: Selv små fejl og mangler kan blive dyre, hvis ikke de opdages i tide. Derfor har Kolding Kommune – i samarbejde med NTI – skabt en løsning, som forbedrer kommunikationen med rådgiver og entreprenør omkring hvad Kolding Kommune ønsker at modtage, når der iværksættes nye byggeprojekter med en ramme på over 20 millioner. Formålet er at få styr på alle bygningsdata fra start til drift.

I praksis drejer det sig om at NTI har hjulpet Kolding Kommune med at lave dels en IKT-specifikation, og dels en leverancespecifikation, som fortæller, hvilke leverancetyper der skal afleveres i 3D-modellerne. Det skal ske i IFC-modeller med specificerede data. Specifikationen har en liste med de objekttyper og specifikationer, som skal med (gulve, lofter, tag, døre, vinduer, ventilationssystemer, VVS osv.).

Dalby Skole. Arkitekt: NOVA5. Ingeniør: OBH Rådg. Ingeniører.

Det er vigtigt, at alle data leveres på en ensartet måde. Derfor har NTI udviklet nogle hjælpeværktøjer til rådgiverne. Hjælpeværktøjerne består i en Revit-fil, som indeholder egenskaberne, og en vejledning i, hvordan man tager egenskaberne fra denne fil, og placerer i sin egen Revit-fil. Det betyder, at rådgiverne på en let måde kan starte med at udfylde disse egenskaber. Der er desuden lavet en vejledning i, hvordan man kan eksportere til IFC.

En lang proces tager fart i 2016

Kolding Kommune startede med at behandle digitale emner helt tilbage i 1997.

Indberetning foregik i et Word-dokument, og værktøjet anvendes stadig på mindre opgaver. Udfordringen er, at denne fremgangsmåde ikke er dynamisk. Kolding Kommune ønskede ikke at købe et dyrt og forkromet FM-værktøj. Derimod var ønsket at anvende de fagsystemer, som fandtes i huset.

IKT-bekendtgørelsen satte skub i en masse ting - herunder 3D-delen.

Det Kolding Kommune ønsker at opnå er, ifølge IT-projektleder og BIM-koordinator Carsten Gotborg, en form for lean-metode på driftsindberetningen - og at den bliver så ligetil som muligt: ”Vi ønsker et metodeværktøj, som er til at håndtere for såvel Rådgiver som bygherrer. Og at vi får processen automatiseret, så de forskellige systemer kan tale sammen. Når først tingene er beriget i driftssystemet kan man slå alle relevante oplysninger op på en given ejendom. Det være sig f.eks. garantier, lovkrav eller intervaller” på de enkelte bygningsdele.

Som driftsherre er vi placeret ved bordenden, og det er os, der skal trække i trådene. Eller sker det intet.

Vi kan ikke forvente, at samarbejdspartnerne gør noget, med mindre, at de får besked på det.

Carsten Gotborg

I 2016 startede Kolding Kommune et forløb med Peter Tranberg fra NTI, da Kolding Kommune havde behov for at få opbygget et koncept omkring IKT-bekendtgørelsen - herunder aflevering til driften.

”IKT-bekendtgørelsen har været med til at løfte udfordringerne, og vi har anvendt bekendtgørelsen til at udarbejde projektspecifikke specifikationer. Der har været meget fokus på driftsdelen. Det har været en ’langhåret’ proces, som jeg har været meget glad for at have Peter Tranberg fra NTI med i. Ellers ville det ikke have været muligt at løfte opgaven”, siger Carsten Gotborg.

Det siger rådgiverne

NOVA5 arkitekter og OBH Rådg. Ingeniører A/S har begge været med på Dalby Skole. Det er et af de første projekter, som er kørt igennem med det nye system, og de er på ingen måde skræmt fra at byde ind på lignende projekter.

Samstemmende anfører de, at det har været en krævende opgave, som bidrager til Kolding Kommunes ambitiøse holdning til den fremtidige drift af bygningsmassen.

”Til en start forestillede vi os ikke, at opgaven var så stor, og at der skulle bruges så meget tid, men efter hovedprojektet var opgaven overkommelig. Dette skyldes et godt samarbejde med OBH-Gruppen, der har medvirket til at kunne fastholde en løbende udvikling i projektet.

Det har været spændende – og udfordrende – at være nogle af de første i denne proces, og Carsten Gotborg og Peter Tranberg fra NTI har været til stor hjælp med hurtigt af få afklaret rådgiverteamets spørgsmål. Der er mange data at holde styr på, og ved en lignende opgave vil vi i fremtiden vide, hvordan vi kan bygge modellen op på en mere smart måde”.

Dennis Aabling-Thomsen, NOVA5 arkitekter

”Det har været en stor, men spændende opgave, og det er markant, hvad Kolding Kommune kan bruge det til i driften. Der har været bump på vejen, men de er blevet løst i rådgiverteamet, og samarbejdet med NOVA5 har været givtigt for projektet. Vi er sammen med NOVA5 gået til opgaven med en positiv tilgang, og Kolding Kommune har været villig til at rette til, når det blev aktuelt.

Det afgørende er, at Kolding Kommune gjorde klart, hvad de ønskede. Vil bygherren have bronze, får de det. Vil de have guld, får de det – hvis de kan definere kravene konkret. Kolding Kommune har været skarp med kravene – og har fået det guld, som de har defineret.

De møder, som vi har haft med Kolding Kommune, har været meget givtige, og det at Peter Tranberg fra NTI var med, har betydet, at vi kunne få afklaret tekniske og faktuelle udfordringer på stedet.

Vi har alle fået et bedre grundlag, som også strækker sig til såvel underentreprenører som helt ud på byggepladsen”.

Katja Walther og Lasse Andersen, OBH Rådg. Ingeniører A/S

IFC-filer modtages i Solibri

Hvis man anvender Revit, får man god hjælp til at lave den rigtige IFC-fil, da rådgiverne modtager en Revit-modelfil (plugin), som sikrer, at de rigtige egenskaber overføres. Desuden leveres en mapping-fil, som sikrer at IFC-filen bliver korrekt.

Når Kolding Kommune modtager data, indlæses de i Solibri, og en mapping-filen sikrer, at alle relevante data findes samlet ét sted, fortæller Carsten Gotborg: ”Vi vasker informationerne i Solibri ud fra nogle faktuelle kriterier. Det lyder enkelt, men det er det ikke. Det kræver, at rådgiverne og entreprenøren bryder vante arbejdsgange, når vi som bygherrer dykker ned i datamængden og ser på, om vi får det, vi har bedt om.

Som bygherrer er vi nødt til at være sikker på at data er rigtige og har den form, de skal, før vi går til udførselsdelen, hvor entreprenørerne skal berige data yderligere med driftsinformationer”.

Tre manualer

For at sikre, at rådgiverne er klædt på til opgaven, er der udarbejdet tre manualer. Det drejer sig om en leverancespecifikation og to modtagekontrol-manualer.

De data, som skal leveres, er delt op i fem niveauer - afhængig af hvor i processen man befinder sig. Dette er nøje beskrevet i leverancespecifikationen.

Fra Solibri kan man løbende lave et ”Information Takeoff”, som eksporteres til en Excel-fil. Denne fil overføres herefter til et modtagekontrol-værktøj.

Dette værktøj gør det muligt at undersøge, om alt er leveret korrekt gennem de forskellige faser. Det betyder, at der kan meldes tilbage til rådgiverne omkring fejl og mangler på et tidligt stadie.

Carsten Gotborg uddyber: ”Målet er, at den metode, som vi anvender, resulterer i, at vi blot trykker på en knap. Og ud fra det regelsæt, der er opbygget, får en rapport, som fortæller om afvigelser – og sender disse afvigelser retur til afsenderen for at få dem indarbejdet. Hvorefter der kan køres en ny rapport. Er alt OK, kan data overføres til drifts- og vedligeholdelsessystemet.

For tiden kører vi tre store projekter, hvor vi finpudser systemet. Vi har ikke set andre løsninger, som kan køre processen automatisk. Det er efter min mening, det mål alle burde gå efter".

"Jeg har kun roser til NTI, og samarbejdet med Peter Tranbjerg. Det kræver uendeligt megen teknisk indsigt i fagsystemerne. Det er en videns tung opgave at bygge det rette grundlag op, som kan formidles videre til samarbejdspartnerne. Og den viden har Peter”.

Carsten Gotborg

Metodeværktøj udviklet i Excel

Hvis ikke de enkelte bygningsdele er beriget korrekt, skal de returneres til afsenderen. Her er det vigtigt med et redskab, som kan skabe et overblik, således at der kan foregå en konstruktiv dialog mellem afsenderne og Kolding Kommune. Metodeværktøjet, som egentlig ”bare” er en Excel-model, som koger 15-17.000 rækker ned i en overskuelig form, som gør, at man på en enkel måde kan vise samarbejdspartnerne, om data er forkerte eller mangelfulde.

”Det er fantastik at se, hvor flot det kan blive med informationer, hvis man bevarer den stringenthed, som kræves. Ellers kan data være ligegyldige.

Det drejer sig også om at få samarbejdspartnerne til at opleve det som en god idé og en hjælp i hverdagen. Ellers er det svært at komme i mål. Det er kompliceret stof og det er nørdet”, slutter Carsten Gotborg.

Vil du vide mere?

Kontakt os i dag

Mark Peter Rockall

Divisionsdirektør i Bygdivisionen

+45 44 35 07 57

Peter Tranberg

BIM Strategist

+45 76 42 41 03